:: 비즈니스 영어 이메일 꿀팁 :: 회신이나 자료 제출을 독촉하는 영어 이메일 쓰는 법

비즈니스 환경에서 빠른 회신이나 자료 제출이 필요한 경우가 자주 있습니다. 이럴 때 정중하면서도 효과적으로 독촉하는 이메일을 작성하는 법을 알고 있다면 업무가 원활하게 진행될 수 있습니다. 이번 글에서는 회신이나 자료 제출을 독촉하는 영어 이메일 작성법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

1) 제목(Subject Line)

제목은 이메일을 열어보게 만드는 중요한 요소입니다. 독촉 이메일의 제목은 명확하고 직설적이어야 합니다. 예를 들어:

"Follow-up on the Requested Documents"
"Reminder: Awaiting Your Response on [Project/Subject]"

 

2) 인사말(Greeting)

상대방과의 관계에 따라 적절한 인사말을 선택합니다. 예를 들어:

 

"Dear [Name],"
"Hi [Name],"

 

3) 본문(Body)

본문에서는 왜 독촉을 하게 되었는지, 그리고 언제까지 회신이나 자료가 필요한지를 명확하게 설명해야 합니다.

상황 설명:
"I hope this message finds you well. I wanted to follow up on the [specific request] I sent on [date]."

요청 강조:
"Could you please provide the requested documents by [specific date]? This will help us move forward with [project/task]."

감사 표현:
"Thank you for your attention to this matter. I appreciate your prompt response."

 

4) 맺음말(Closing)

맺음말은 정중하게 마무리하며, 다시 한 번 협조를 요청합니다.

 

"Best regards,"
"Kind regards,"
"Sincerely,"

 

3. 이메일 작성 시 주의할 점

 

정중함 유지: 독촉 이메일이지만 예의 바른 톤을 유지해야 합니다.
명확한 마감일 제시: 언제까지 회신이나 자료 제출이 필요한지 분명히 밝히세요.
감사 표현 사용: 상대방의 협조에 대한 감사를 표현하면 긍정적인 반응을 이끌어낼 수 있습니다.

 

아래에 이메일 작성 예시를 몇개 적어 보았습니다! 적절한 상황에 맞게 골라 쓰시면 될 것 같아요.

1) 회신 독촉 예시

Subject: Follow-up on Your Response to [Subject]
Body:

 

Dear [Name],

 

I hope this email finds you well. I wanted to follow up on my previous email regarding [specific topic]. Could you please let me know your thoughts by [specific date]?
Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards,
[Your Name]

2) 자료 제출 독촉 예시

Subject: Reminder: Submission of [Documents/Reports] Due by [Date]

Body:

Hi [Name],

I wanted to remind you that the [specific documents/reports] are due by [specific date]. Kindly ensure that they are submitted by the deadline to avoid any delays in [project/task].

Thank you for your cooperation.

Kind regards,
[Your Name]

독촉 이메일을 작성할 때는 정중함과 명확성을 유지하는 것이 중요합니다. 이러한 이메일은 상대방에게 불쾌감을 주지 않으면서도 원하는 결과를 얻을 수 있도록 도와줍니다. 실전에서 자주 사용해 보며 연습하면 더 자연스럽게 작성할 수 있을 거에요!!